Zaczynam pisanie tego tekstu po 6, mimo że jest święto. Muszę przyznać, że już trochę czuję się zmęczona tym dłuuugim weekendem 😉 Sam ekstra poniedziałek by wystarczył. No ale dobrze, nie ma co marudzisz przecież. Dziś będzie o outsourcingu, bo wiele razy pytaliście o tym w swoich komentarzach i w mailach do mnie. Kluczowe zagadnienie dotyczyło tego, kiedy jest ten moment, w którym warto zdecydować się na oddelegowanie części zadań.

W kilku wpisach na tym blogu opowiadałam o tym, że zlecam część działań mojej agencji na zewnątrz. Pytaliście:

  • kiedy wiem, że coś warto zlecić komuś, zamiast robić to samemu
  • czy nie mam poczucia, że sama wszystko zrobię lepiej

Do tego ja dorzucę:

  • jak pracować w zespole, w którym część usług jest outsourcowana
  • jak się rozliczać z taką osobą
  • outsourcing czy zatrudnienie?

Kiedy warto delegować zadania?

Ważne tutaj są dwa czynniki:

  1. Kiedy czujesz, że masz tyle pracy, że dalej się nie rozwiniesz, jeśli wszystko będziesz robić samemu. To przełomowy moment, od którego zależy często być albo nie być Twojego biznesu. Kamieniem milowym jest w ogóle uświadomienie sobie tego. Jeśli cholernie ciężko pracujesz i jednocześnie wiesz, że nie wszystko jest tak ważne, żeby to robić samemu, zastanów się nad outsourcingiem.
  2. Kiedy koszt oddelegowania zadania jest niższy niż Twój, gdybyś robił to sam. Żeby to wyliczyć, musisz znać swoją stawkę godzinową. Zakładając, że Twoja roboczogodzina jest warta 50 zł i jakieś zadanie wykonywałbyś w 4 godziny, a możesz to zlecić komuś za 100 zł, to w ten sposób zaoszczędzisz 50%. W tym czasie możesz zrobić coś, co pozwoli Ci więcej zarobić. Pamiętaj jednak, że takie przeliczenia są dość podchwytliwe – bo możesz to sobie w ten sposób przeliczać tylko wtedy, jeśli Twoje moce przerobowe są pełne i wiesz, że nie masz więcej czasu na inne sprawy. Jeśli jednak czujesz, że masz jeszcze czas, żeby zrobić i to, i to, to nieuczciwym rozwiązaniem byłoby przeliczanie na godziny pracy, podczas gdy bardzo możliwe, że po oddelegowaniu zadania nie zrobiłbyś po prostu nic, zamiast zrobić coś, co dałoby Ci zarobić więcej.Pomyśl na przykład, że musisz oddać duży projekt, ale masz w mieszkaniu/biurze taki syf, że nie da się pracować. Jeśli miałbyś sam posprzątać, zabrałoby to pół dnia Twojego cennego czasu, w którym mógłbyś już dużo zrobić. Może więc warto zastanowić się nad zadzwonieniem do pani sprzątającej (lub pana sprzątającego?).

Jak zapanować nad uczuciem, że samemu zrobi się to lepiej?

W swoich komentarzach pisaliście, że to jest właśnie dla Was w outsourcingu najtrudniejsze – pozwolić komuś coś zrobić, mimo pewności, że samemu zrobi się to lepiej. No cóż. Trzeba znaleźć złoty środek. Gdybyśmy całe życie nie pozwalali nikomu nic zrobić, bo sami zrobilibyśmy to lepiej, świat byłby szalony i wiele osób byłoby bez pracy. Pomyśl: “Owszem, ona zrobi to za mnie i najpewniej trochę słabiej, ale ja zaoszczędzę wtedy czas, by zrobić coś ważniejszego”. Nie bój się słowa “ważniejszego” – właśnie o to chodzi, zlecasz coś komuś innemu, bo masz ważniejsze rzeczy do roboty. Lepiej płatne. Dlatego zupełnie nie przejmuj się tym, że Ty zrobiłbyś to lepiej, bo to i tak będzie zrobione dobrze (w końcu rozliczasz się za wykonaną pracę), a to, że Ty zrobiłbyś to lepiej, to już Twój wewnętrzny problem. Pamiętaj, że im częściej delegacja zadań będzie dla Ciebie na porządku dziennym, tym szybciej ta myśl odejdzie.

 Jak pracować w zespole, w którym część zadań jest outsourcowana?

Wszystko zależy od tego, czym dokładnie się zajmujesz. Jeśli stawiasz strony internetowe i zlecasz komuś częściowe wykonanie grafik, musisz się jakoś z wykonawcą komunikować. Jeśli ja zlecam komuś teksty, to muszę przekazać jasne wytyczne dotyczące tego, co copywriter ma napisać itp. Ogólnie musisz znaleźć najlepsze rozwiązanie do pracy w grupie. Narzędzi w sieci na ten temat jest bardzo dużo i myślę, że to jest pomysł na kolejny wpis. Ale teraz napiszę Ci, że ja stosuję trello.com. To soft online, w którym między innymi tworzy się wspólne projekty i wspólnie je realizuje. Dzięki temu możesz podsyłać swoje wskazówki, a osoba, gdy je wykona, może np. wrzucić załącznik z tekstami.

Oczywiście możesz mieć swoje rozwiązanie i może być ono znacznie lepsze. Możesz też po prostu polegać na mailach i komunikować się ze współpracownikami tylko w ten sposób. Możesz też używać zaawansowanych rozwiązań do pracy w grupie, typu redmine. To doświadczenie Ci powie, które rozwiązanie jest najbardziej efektywne.

Jak rozliczać outsourcing?

Dla mnie zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest rozliczanie się za konkret: Za jeden tekst, za wpis na blogu (rzecz jasna nie tym), za stworzenie ministrony itp. Zwłaszcza, że nie mam kontroli (i wcale nie chcę mieć) nad osobą, która wykonuje dla mnie te działania. Nie byłoby więc dla mnie korzystne rozliczanie się godzinowe, ale jest on często stosowane. Zwłaszcza na zachodzie. Ale pomyśl – rozliczenie z grafikiem, koderem, deweloperem – to wszystko można rozliczyć za efekt.

Równie ważna jest forma rozliczenia. Ja preferuję fakturę, bo nie muszę już nic więcej robić. Wiele osób działa na zasadzie umowy o dzieło, ale to wymaga już wysłania PIT-u na początku kolejnego roku kalendarzowego. Może to krzywdzące dla osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale cóż – to oszczędza mój czas. Jeśli w pewnym momencie okaże się, że nie ma osoby prowadzącej DG, która może dla mnie wykonać konkretne zadanie, rozejrzę się za takimi, z którymi podpiszę umowę o dzieło. W co wątpię.

Outsourcing czy zatrudnienie?

W pewnym momencie możemy stanąć przed dylematem, czy dane zadania outsourcować czy może zatrudnić kogoś do siebie i mieć kogoś inhouse, kto będzie pracował dla nas. I odpowiedź oczywiście nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, ile to będzie kosztować i czy masz pracę dla tej osoby na pełny etat (albo inny, konkretny wymiar godzin). Jeśli zlecając dane zadanie zewnętrznej firmy, zapłacisz załóżmy 5000 zł, a koszt zatrudnienia pracownika (nie mylić z pensją!) to 4000 zł, to warto się nad tym zastanowić. Zwłaszcza, że taki pracownik będzie wykonywał pracę wyłącznie dla Ciebie, co wskazuje na to, że bardzo prawdopodobne, że zrobi to lepiej, niż firma zewnętrzna. Jeśli np. pracy dla tej osoby jest tylko na pół etatu, no to zatrudnij ją na pół etatu… Nikt nikogo nie zmusza do całego.

Ale jeśli np. pensja pracownika + wszystkie koszty z nią związane będą znacznie wyższe niż koszt oddelegowania zadań, nie zabijaj się na siłę. W końcu firma obsługująca outsourcing będzie się starała wykonywać swoje zadania na jak najwyższym poziomie, żebyście nie rozwiązali współpracy.